วางแผนงานให้สำเร็จด้วย PDCA เครื่องมือที่หัวหน้างานต้องรู้

หัวหน้างาน

งานคุณภาพ เกิดจากการวางแผนที่ดี และการลงมือทำอย่างตรงจุด

การทำงานที่ได้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพเกิดจากการวางแผนงานและลงมือทำ นี่เป็นเรื่องที่หัวหน้างานทุกคนรู้อยู่แล้ว แต่หลายครั้งแผนที่ถูกวางไว้อย่างดีกลับไม่เกิดผลลัพธ์อะไรเลย กลายเป็นการวางแผนแล้วนิ่ง ไม่เกิดการลงมือทำ นั่นอาจจะเพราะเมื่อมีการลงมือทำแล้วติดขัด เกิดปัญหา ไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่คาดการณ์ไว้ แผนนั้นจึงถูกยกเลิก ไม่มีใครสนใจทำตามแผนอีก เป็นอันพับเก็บเข้ากรุลืมเลือนแผนนั้นกันไป

แต่อย่าลืมว่า ทุกแผนงานที่เกิดขึ้น ไม่มีใครการันตีไว้ว่าหากทำตามแผนแล้วจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ 100 เปอร์เซ็นต์ เว้นแต่ว่าแผนนั้นเป็นแผนเดิมที่เคยใช้มาแล้วหลายครั้ง

เครื่องมือช่วยหัวหน้างานวางแผนคุณภาพ

หัวหน้างานจะทำอย่างไรเพื่อให้แผนงานที่วางไว้เกิดการลงมือทำและที่สำคัญแผนงานที่วางไว้นั้นสำเร็จได้ผลงานตามต้องการ ในการทำงานมีเครื่องมือหลายอย่างที่จะช่วยให้หัวหน้าสร้างผลงานที่มีคุณภาพ PDCA ก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่หัวหน้างานสามารถนำไปใช้เพื่อเพิ่มความสำเร็จในการวางแผนงานได้ดียิ่งขึ้น  

PDCA ได้รับการพัฒนาจาก Dr. William Edwards Deming โดยพื้นฐานความเชื่อที่ว่า คุณภาพของงานสามารถปรับปรุงได้  ด้วยการกำหนดขั้นตอนการทำงาน สร้างระบบให้มีคุณภาพ การบริการที่ดี ทำให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างมีระบบ

PDCA ประกอบด้วย

P (Plan)

ขั้นตอนการวางแผน การตั้งเป้าหมาย การแก้ปัญหา และวางแผนแก้ปัญหา

D (Do) 

ลงมือทำตามขั้นตอนการแก้ไขปัญหาตามแนวทางที่วางไว้

C (Check)

การตรวจสอบผลจากการลงมือทำ และเปรียบเทียบผลลัพธ์ว่าต้องปรับ เปลี่ยน พัฒนา จุดไหนบ้าง เพื่อให้การลงมือทำครั้งต่อไปเกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

A (Action)

การกำหนดเป็นมาตรฐานและปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น

การประยุกต์นำไปใช้สำหรับหัวหน้างาน

สำหรับหัวหน้างานแล้วสามารถนำ PDCA ไปใช้เพื่อคัดเลือกปัญหาที่ต้องการจะแก้ไข หรือนำมาใช้เพื่อสร้างแผนการทำงานเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ โดยการนำ PDCA ไปใช้ให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการนั้นหัวหน้างานสามารถเริ่มต้นได้ที่ การวางแผน (Plan) โดยหัวหน้างานร่วมกำหนดแผนงานกับพนักงานที่เกี่ยวข้อง อาจเป็นปัญหาที่ต้องการได้รับการแก้ไข หรือการสร้างแผนงานใหม่ก็ได้ เมื่อวางแผนเสร็จก็เป็นการลงมือทำ (Do) เมื่อวางแผนเสร็จแล้วก็เป็นขั้นตอนของการลงมือทำโดยนำแผนที่วางไว่ไปปฏิบัติโดยมีหัวหน้างานคอยสนับสนุน เมื่อทำตามแผนงานไปได้สักพักแล้วจะต้องมีการ ตรวจสอบผลลัพธ์ (Check) คือการตรวจสอบเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการลงมือทำตามแผนที่ได้วางไว้เพื่อหาวิธีแก้ไขที่เหมาะสมที่สุด หลังจากนั้น ก็เป็นการกำหนดวิธีตรวจสอบและลงมือทำ (Act)  เป็นการลงมือทำตามวิธีการแก้ปัญหาที่ได้กำหนดไว้ และวางเป็นมาตรฐานให้ทีมงานนำไปปฏิบัติได้สะดวก

ทั้งหมดนี้ หัวหน้างานจะคอยให้การสนับสนุนในสิ่งที่ทีมงานติดขัด การใช้เครื่องมือ PDCA นี้จะทำให้หัวหน้างานสามารถติดตามงาน คอยช่วยเหลือทีมงาน วางแผนงานที่มีคุณภาพได้ ที่สำคัญยังเป็นการสร้างความเชื่อมั่นกับทีมงานได้เป็นอย่างดีอีกด้วย เพราะแผนงานที่ถูกสร้างขึ้นสามารถลงมือทำและเกิดผลลัพธ์อย่างชัดเจน